BEC-PMS
BEC hat ein webbasiertes Projektmanagementsystem (PMS) entwickelt, das eine einmalige Kombination aus Funktionalität und technischer Flexibilität bietet. Diese umfassende Systemsoftware enthält Module für Kundenbetreuung, Ressourcenmanagement, Workflowimplementierung, QS-System, Wissensmanagement, Auftrags-/Rechnungsmanagement, Vertriebsmanagement, Business Management und Performance Management. Alle diese Module werden unabhängig voneinander eingerichtet, um künftige Upgrades zu erleichtern.
1. Kundenbetreuung
Das Kundenbetreuungsmodul bietet eine praktische Möglichkeit zur Verwaltung einer großen Anzahl von Kunden. Kundeninformationen, Anforderungen, Kooperationshistorie, Verträge und genehmigte Kostenvoranschläge werden darin aufgezeichnet. Der problemlose Zugriff auf frühere Projekte trägt zu einer konsistenten Bearbeitung von neuen Projekten des Kunden und somit zur Beibehaltung guter Beziehungen bei. Des Weiteren wurde ein spezielles Kundenportal entwickelt, das unseren Kunden den Zugriff auf das System ermöglicht, um den Projektverlauf in Echtzeit zu verfolgen.
2. Ressourcenmanagement
Das Ressourcenmanagementmodul im PMS macht unsere Ressourcenverteilung transparent. Der Verfügbarkeitsstatus interner und externer Ressourcen wird täglich aufgezeichnet. Projektmanager koordinieren verfügbare Ressourcen für kommende Projekte oder reservieren geeignete Ressourcen für geplante Projekte. Darüber hinaus kann der Personalmanager je nach Projektvolumen und verfügbaren Ressourcen Anwerbungspläne erstellen.
3. Workflowimplementierung
Dieses System ist speziell auf die Anforderungen des Managements von Lokalisierungs- und Übersetzungsprojekten zugeschnitten. Der gesamte Projektablauf wird in das System implementiert – von Projektstart und Ressourcenverteilung über Dateiverteilung und TEP (Translation, Editing, Proofreading = Übersetzen, Redigieren, Korrekturlesen) bis hin zu Qualitätssicherungsprozessen und Projektabschluss. Es bietet einen integrierten und visualisierten Prozess für das Projektmanagement.
4. Qualitätssicherungssystem
Das Qualitätssicherungssystem (QS-System) im PMS ist eine integrierte Managementplattform für QS-bezogene Aufgaben. Darin beurteilen die QS-Spezialisten die Leistung der Teammitglieder und ihre Konformität mit dem regulierten Projektablauf auf der Grundlage der Ergebnisse, die im Verlauf des Produktionsprozesses erzielt wurden, wie LQAs (Language Quality Reports, Sprachqualitätsberichte), LQA-Checklisten (Language Quality Assurance, Sprachqualitätssicherung), Umfragen (Einzelheiten siehe Qualitätssicherungskit), Kundenfeedback usw. Dank effektiver Data Mining- und Analysetools erhalten Personalabteilung und Geschäftsführung entsprechende Berichte, sodass unsere Produktionsteams und Arbeitsabläufe ständig optimiert werden können.
Unsere Leistungsbewertung ist qualitätsorientiert. „Qualität sichert unsere Arbeitsplätze“ ist für uns daher mehr als nur ein Slogan.
5. Wissensmanagement
Unsere verschiedenen Referenzen, wertvollen Erfahrungen und Kompetenzen sowie technischen Spezifikationen werden in der Wissensdatenbank dieses Systems gespeichert. Mitarbeiter verschiedener Zweigstellen können auf das System zugreifen, um Material zu suchen, Informationen auszutauschen und Unterstützung zu erhalten. Durch Erstellen eines internen Forums wurde für unsere Mitarbeiter eine Plattform geschaffen, um miteinander zu kommunizieren, Fragen zu erörtern oder neue Erkenntnisse mitzuteilen. Außerdem enthält das System ein Verzeichnis unserer Bücher und Materialien.
6. Auftrags-/Rechnungsmanagement
Dieses Modul automatisiert die Erstellung von Aufträgen und Rechnungen und sorgt somit für ein hocheffizientes Projektmanagement. Bei Genehmigung eines Projekts wird automatisch ein Auftrag erstellt und eine Rechnung vorbereitet, die nach Fertigstellung des Projekts an den Kunden gesendet wird. Weiterhin wird ein Bericht mit einer Übersicht der zahlbaren Projekte und Zahlungsergebnisse erstellt, anhand dessen die Geschäftsführung die aktuelle Rechnungslegungssituation überprüfen kann.
7. Vertriebsmanagement
Das leistungsfähige Vertriebsmanagementmodul deckt den gesamten Arbeitsprozess des Vertriebs ab, einschließlich der Erfassung und Analyse von Kundeninformationen, der Protokollierung von Kooperationsverlauf und Marketingaktivitäten und der Berechnung des voraussichtlichen Fertigstellungstermins. Es ermöglicht dem Vertriebsteam den rechtzeitigen Austausch von Informationen und Ressourcen, gegenseitige Unterstützung und die Zusammenarbeit als Team zur Erzielung der bestmöglichen Leistungen.
8. Business Management
Mithilfe der Statistikfunktion des Systems kann die Geschäftsführung den gesamten Betrieb überblicken und analysieren und aus den gewonnenen Erkenntnissen Geschäftsstrategien entwickeln. Die Generierung von Berichten und Diagrammen dient der Geschäftsführung zur Überprüfung von Unternehmenswachstum, Finanzstatus und Leistungsbewertungsergebnissen.
9. Performance Management
Die Leistung der Mitarbeiter wird über das System bewertet. Echtzeitinformationen, wie Fragenkataloge, fertige TEP-Dateien und Kundenfeedback, werden von Teammitgliedern und verantwortlichen Mitarbeitern in das System geladen. Projektmanager überwachen den Projektverlauf, überprüfen die übermittelten Dateien und geben Bewertungen für Teammitglieder ab. Lektoren und QS-Manager übermitteln ihre Bewertungen ebenfalls an das System. Zu guter Letzt gelangen die Leistungsbewertungsdaten in die Personalabteilung und zu den Qualitätssicherungsmanagern, wo sie monatlich überprüft werden.
