BEC 项目管理系统 (PMS)

BEC 开发了一个基于 Web 的项目管理系统 (PMS)，该系统将项目流程和质量控制功能与本地化技术和人员智慧进行了最佳结合。作为一个综合性的管理软件，该系统包括客户管理、资源管理、工作流程管理、质量保证系统、知识管理、购买订单/发票管理、销售管理、业务管理和绩效管理等模块。所有这些模块都可以独立设置，以方便将来进行升级。


1. 客户管理

客户管理模块让我们以更简便的方式来管理众多的客户。客户信息、项目要求、合作历史、合同以及议定的价格都记录在系统中。当接到客户的新项目时，我们可以通过该模块迅速查看以前的合作历史，从而保证项目的一贯合作方式，维护了良好的客户关系。此外，我们还为客户开发了一个专门的客户界面，客户可以通过该界面访问我们的项目管理模块，实时查看项目的进展情况。

2. 资源管理

PMS 中的资源管理模块可以使我们的资源分配可视化。我们的内部和外部资源都会在系统中记录自己的忙闲时间，同时资源的背景、专长和项目经验、质量等级都记录在系统中。这样，项目经理就可以对即将开始的项目合理分配可用资源，或为计划的项目预留最适合的资源。此外，人力资源经理也可以根据预计的项目量和可用资源的情况制定人力资源招聘计划。

3. 工作流程管理

这是根据公司本地化和翻译项目流程专门定制的模块。从项目启动、资源分配、文件分发和 TEP（翻译、校对和审核）到 QC（质量控制）和项目结束，整个项目工作流程都可以在该系统中执行。此系统为项目流程的实施和有效监控提供了集中且可视化的管理平台。

4. 质量保证（QA）系统

PMS 中的 QA 系统是一个集成的管理平台，用于处理与 QA 相关的任务。QA 人员可以根据项目成员在生产流程中的输出结果（如语言质量报告、语言质量保证报告检查表、抽查（详细信息请查看质量保证工具包）以及客户反馈结果等），对项目组成员进行流程遵从性、项目规范和质量结果等方面的评定并记录相应的 QA 数据。通过有效的数据挖掘和分析工具，该系统还可以为人力资源部和高层管理者提供相关的业绩考核数据报告，以不断优化我们的生产团队和工作流程，最终为客户提交高质量、高效率、低成本的优质服务。

我们以质量为导向的绩效评估方式，足以证明我们的“质量是支付我们薪水的老板”的理念绝不只是一句口号。

5. 知识管理

我们丰富的参考资料、宝贵的经验和技能总结以及培训技术文档都保存在系统的知识数据库中。公司各部人员都可访问该系统，方便地搜索需要的资料、共享信息或者获得支持和帮助。我们还建立了一个内部论坛，为员工提供一个经验交流、讨论问题和发布新知识的平台。此外，系统中还列出了我们内部图书馆所有的书籍和资料目录，供大家借阅。

6. 购买订单 (PO)/发票管理

该模块可自动创建购买订单和开具发票，大大提高了我们的财务管理效率。系统会在项目获批后自动生成采购订单，项目提交后，再生成相应的发票并发送给客户。此外，系统还会为管理人员生成一份应付款项和付款状况的总结报告，便于管理人员了解当前的财务状况。

7. 销售管理

功能强大的销售管理模块可以对我们整个销售工作流程进行全面的管理，包括收集和分析客户信息、记录合作进展和市场营销活动、以及预计最后成交日期。该模块可以很好的帮助销售团队及时共享信息和资源，互相提供支持和帮助，使整个团队成员携手工作，取得最佳的业绩。

8. 业务管理 系统的统计功能极大帮助管理人员了解和分析公司的整体运营情况，根据预先设定生成所需报告和图表，帮助管理人员查看和分析业务现状，如财务状况、员工绩效统计和分析、效率分析、质量统计、资源和行业需求匹配状况等。从而有力支持公司管理团队进行科学决策，确保高效率地实施管理运营，并依据挖掘的数据制定科学的发展战略。而客户可以获得持续不断提高的质量和低成本服务、从长期的合作中提升本地化投资回报。

9. 绩效管理

系统记录每位员工所完成的每项工作的质量和数量信息，并作为该员工业绩评估的重要依据。项目成员和相关负责人员将相关项目执行情况信息实时上传到系统中。根据这些实时信息，项目经理依此监控项目进展，QA 经理监控项目质量情况，人力资评估员工业绩，生产总监检查项目实施效率，等等。所有部门的业绩都一目了然，使得各部门改进措施的有效性有据可循。